Huisartsenpraktijk Dolium

Huisartsenpraktijk Dolium is een huisartsenpraktijk met 7 huisartsen. De praktijk ligt in het Brabantse dorp Eersel, net iets onder Eindhoven. De populatie bestaat uit patiënten met een gemiddeld tot hoog opleidingsniveau. In de praktijk is een aanmeldzuil aanwezig met een koppeling met Medicom van PharmaPartners.

In eerste instantie waren ze bij Huisartsenpraktijk Dolium op zoek naar een manier om de werkdruk voor de assistentes te verlagen. Caroline, praktijkmanager bij Huisartsenpraktijk Dolium, vertelt: “Er zitten standaard twee assistentes bij ons aan de balie die voornamelijk de telefoon beantwoorden. Als er dan een patiënt kwam die zich wilde aanmelden, dan moest de assistente eerst de geopende programma’s op haar computer afsluiten en daarna kon ze de patiënt aanmelden. Dit was zo omslachtig dat we van mening waren dat dit anders moest.” Daarnaast geeft Caroline aan dat als er een assistente ziek is, ze met de handen in het haar zitten: “De werkzaamheden moeten toch worden gedaan. En we zochten ook naar een oplossing om bij ziekte het werk op te kunnen vangen.”

Aanbeveling van PharmaPartners

Caroline vertelt dat ze via PharmaPartners in aanraking is gekomen met het aanmeldsysteem: “We werken met Medicom van PharmaPartners en we hoorden dat ze een fijne samenwerking hebben met Wachtkamerschermen® voor de aanmeldzuilen. Daarom hebben we eigenlijk niet naar andere systemen gekeken, omdat we het vertrouwen hadden dat het goed zou zijn.”

Gewenningsperiode

In het begin was het wel even wennen voor de patiënten: “Toen de zuil er net stond liepen patiënten er vaak voorbij en gingen ze toch naar de balie. Maar we hebben met de assistentes afgesproken dat ze iedereen verwijzen naar de aanmeldzuil. Mocht een patiënt er niet uitkomen dan loopt de assistente even mee om het uit te leggen, zodat de patiënt het de volgende keer zelf kan.”

Ondertussen zijn de patiënten helemaal gewend aan de aanmeldzuil. Caroline licht toe: “Het grootste deel van de patiënten meldt zich nu aan via de zuil. Mocht het aanmelden niet lukken, dan is hier meestal een duidelijke reden voor. De patiënt is dan bijvoorbeeld te laat en krijgt de melding dat deze zich alsnog bij de balie moet melden.”

Aanzienlijk rustiger bij de balie

Onderzoek van Wachtkamerschermen® waarbij er in de praktijk een 0- en eindmeting werd uitgevoerd, wijst uit dat het aantal patiënten dat naar de balie komt is afgenomen met twee derde. Caroline bevestigt dit: “We merken echt een grote afname van patiënten aan de balie. Ook hoeven de assistentes niet meer te schakelen tussen verschillende computerprogramma’s en kunnen zich beter focussen op het opnemen van de telefoon. Hierdoor gaat de kwaliteit van de telefoongesprekken omhoog. Dit verbetert de zorg aan de patiënt.”

Het nieuwe ‘normaal’

Sommige patiënten vinden de aanmeldzuil een beetje onpersoonlijk. Dit zijn met name de wat oudere patiënten. Caroline geeft aan dat ze zich hier wel in kan vinden, maar dat er zeker nog tijd vrijgemaakt wordt als een patiënt zich niet wil aanmelden via de aanmeldzuil: “Het grootste gedeelte van de patiënten ervaart de aanmeldzuil inmiddels als ‘normaal’ omdat ze steeds vaker in aanraking komen met zuilen, zoals bijvoorbeeld in de apotheek.”

Tot slot geeft Caroline aan dat ze inmiddels niet meer zonder de aanmeldzuil kunnen: “We besparen nu zo veel tijd en dat is ons heel wat waard!”