Huisartsenpraktijk Sarphatipark

Huisartsenpraktijk Sarphatipark is gevestigd in de Pijp: een gezellige volksbuurt in het centrum van Amsterdam. In deze praktijk werken 5 vaste huisartsen en de patiëntenpopulatie bestaat voornamelijk uit buurtbewoners, maar ook expats en studenten. In de praktijk is een aanmeldzuil aanwezig die gekoppeld is met Bricks Huisarts van Tetra.

Deze praktijk heeft voor een aanmeldsysteem gekozen omdat ze op zoek waren naar manieren om de assistenten te ontlasten. Johannes de Boer, huisarts, geeft aan: “We vonden een aanmeldsysteem vernieuwend en het leek ons een mooie oplossing om tijd te besparen. Ook konden we meteen een duidelijke routing maken in de praktijk, zodat patiënten precies weten wat ze moeten doen en waar ze mogen plaatsnemen.” 

Efficiëntere routing in de praktijk

Voorheen konden patiënten meteen doorlopen naar de wachtruimte. Enkel patiënten die wel naar de balie kwamen, werden handmatig aangemeld door de assistente. Deze werkwijze had 2 nadelen: de assistente was alsnog tijd kwijt met het handmatig aanmelden én ze werd vaker gestoord omdat patiënten onzeker waren of de huisarts wel wist dat ze aanwezig waren.

De nieuwe routing in de praktijk is nu dat iedere patiënt zichzelf aanmeldt bij de aanmeldzuil. Mocht een patiënt toch eerst naar de balie lopen, dan kan de assistente ervoor kiezen om de patiënt vriendelijk naar de aanmeldzuil te verwijzen. “De assistente wordt dus nog wel gestoord tijdens haar werkzaamheden, maar dit is een stuk minder vaak en het kost haar ook minder tijd”, aldus Johannes de Boer. 

Rustiger aan de balie en balie hoeft niet continu bemand te zijn

Dit resultaat kan cijfermatig onderbouwd worden vanuit onderzoek dat door Wachtkamerschermen® werd uitgevoerd. Tijdens dit onderzoek werden er een 0-meting en eind-meting uitgevoerd bij Huisartsenpraktijk Sarphatipark. De resultaten tonen aan dat het aantal momenten dat de assistente gestoord wordt, is afgenomen met maar liefst 75% sinds de aanmeldzuil in gebruik is genomen. Als er gekeken wordt naar de totale tijd waarin de assistente gestoord wordt tijdens haar werkzaamheden, dan is dit afgenomen met 81%. Hierdoor kan ze zich beter focussen op haar taken of meer aandacht geven aan patiënten die dit nodig hebben.

Een ander voordeel van het aanmeldsysteem is dat de balie niet altijd bemand hoeft te zijn. Deze huisartsenpraktijk werkt ook met avondspreekuren en voorheen was er minder overzicht over wie er nu aanwezig was en wie (nog) niet. Omdat iedere patiënt zich nu via de aanmeldzuil aanmeldt, hebben de huisartsen altijd een actueel overzicht van alle aanwezigen.

Combinatie aanmeldzuil met Wachtkamerscherm®

Tot slot vertelt Johannes de Boer dat ze het aanmeldsysteem combineren met de oproepfunctie van het Wachtkamerscherm®. Nadat de aanmelding via de aanmeldzuil geslaagd is, verschijnt er een tekst dat de patiënt het Wachtkamerscherm® in de gaten moet houden. Via het Wachtkamerscherm® is een ‘dingdong’ te horen en er verschijnt een pop-up venster met de naam van de patiënt en naar welke spreekkamer deze mag gaan. Johannes licht toe: “Om de privacy van de patiënt zo goed mogelijk te waarborgen, verschijnt de oproep maar heel kort op het scherm. Daarna verdwijnt deze weer. In het begin hebben we hier wel opmerkingen over gehad, maar nu reageren patiënten hier goed op omdat ze begrijpen dat deze werkwijze voor ons het meest efficiënt is.”

Assistenten geven wel aan dat ze het jammer vinden dat er nu minder contactmomenten met patiënten zijn, maar aan de andere kant vinden ze het ook wel fijn dat ze nu door kunnen werken en dat de balie niet continu bemand hoeft te zijn. “Dit zijn keuzes die we hebben moeten maken in tijden van hoge werkdruk en personeelstekorten. Maar over het algemeen zijn we erg blij met ons aanmeldsysteem en voldoet het helemaal aan onze verwachtingen!”