Gezondheidscentrum De Pastorie

Gezondheidscentrum De Pastorie is gevestigd in het Philips Dorp, een levendige wijk in Eindhoven. Het opleidingsniveau van de patiënten is een mix van laag tot hoog opgeleiden en qua leeftijden loopt het uiteen van jong tot oud. Ook wonen er veel expats in de wijk. In het gezondheidscentrum zijn 4 vaste huisartsen, 1 waarnemer en 1 huisarts in opleiding werkzaam.

Huisarts Dominique Rutgers had al een paar jaar het idee om een aanmeldzuil in de praktijk in te zetten. Dit had ze namelijk al gezien bij de tandarts, orthodontist en in het ziekenhuis. En ze dacht: “Zo’n systeem moeten we ook in onze praktijk hebben om de druk op de balie te verminderen.” Ze nam contact op met Wachtkamerschermen® of dit gerealiseerd kon worden. In eerste instantie was er nog geen koppeling met Medicom van PharmaPartners. Samen met Wachtkamerschermen® werd de koppeling gerealiseerd en Gezondheidscentrum De Pastorie was de eerste praktijk waar de aanmeldzuil werd neergezet: “Ik vond het jammer dat het even duurde totdat de koppeling er was. Maar toen de koppeling beschikbaar was, zijn wij meteen gaan ‘pionieren’ met de aanmeldzuil. Het was echt een langgekoesterde wens die in vervulling ging.”

Primeur

Omdat De Pastorie de primeur had en de eerste praktijk was die met het aanmeldsysteem met Medicom ging werken, zijn er in het begin wat opstartproblemen geweest: ”In het begin verliep het aanmeldproces via de zuil niet soepel. Patiënten begrepen niet goed hoe ze hun geboortedatum moesten invoeren. Gelukkig heeft Wachtkamerschermen® goed geluisterd naar onze feedback en is het aanmeldproces aangepast. Nu werkt het stukken beter!” Ook werden er aanpassingen doorgevoerd in de ‘te laat-melding’. In het begin kregen patiënten al na 5 minuten een ‘te laat-melding’. Inmiddels is dit aangepast en kunnen praktijken zelf aangeven wanneer zij vinden dat een patiënt te laat is: “Ik kan me voorstellen dat dit voor iedere praktijk weer anders is, maar daarom is het heel fijn dat je het nu zelf kunt instellen.”, aldus Dominique.

Dominique geeft aan dat de beleving of het rustiger is geworden aan de balie verschilt: “De assistentes geven aan dat het toch soms druk is aan de balie. Maar dit komt met name omdat patiënten besluiten om spontaan naar de praktijk te komen als ze bijvoorbeeld te lang aan de telefoon moeten wachten of als het niet lukt om digitaal via MGN een afspraak te maken. We hebben nu met de assistentes afgesproken dat er geen afspraken aan de balie gemaakt kunnen worden. We moeten daarin onze patiënten een beetje ‘opvoeden’.” 

Toen we Dominique vroegen of ze de aanmeldzuil nog kon missen reageerde ze: “Alsjeblieft niet! We merkten het verschil toen we door internetproblemen de zuil een paar uur niet konden gebruiken. Het maakt dus wel degelijk uit!”

Efficiëntere planning

De huisartsen merken grote verschillen sinds de aanmeldzuil er staat: “We kunnen nu precies zien welke patiënten er zijn. Door dit actuele overzicht kunnen wij ons werk efficiënter plannen. We kunnen bijvoorbeeld een telefoontje tussendoor plegen of een patiënt die te vroeg is eerder naar binnen roepen.” Ook vertelt Dominique dat ze nu niet meer voor niets naar de wachtkamer lopen om een patiënt op te halen die er nog niet is: “Zo kunnen wij efficiënter werken en onze tijd beter besteden.”

“Ook geven patiënten aan dat ze nu duidelijkheid hebben of ze zich wel of niet moeten melden voor hun afspraak. Verder vinden ze het fijn dat ze nu de bevestiging hebben dat de huisarts weet dat hij/zij aanwezig is. Daarnaast hoeven patiënten niet meer in de rij bij de balie te wachten en kunnen ze, na aanmelding bij de aanmeldzuil, meteen doorlopen naar de wachtkamer. Soms was het voor ons huisartsen lastig om door de drukte in de entreehal naar de wachtkamer te lopen. Dat is een stuk minder nu!”, aldus Dominique.

Toekomstplannen

De aanmeldzuil heeft ervoor gezorgd dat er minder patiënten naar de balie komen en dat de huisartsen hun werk efficiënter kunnen plannen. Maar Dominique geeft aan dat ze nog wel wat wensen hebben voor de toekomst: “Het zou fijn zijn als patiënten zelf hun gegevens, zoals het telefoonnummer en e-mailadres, kunnen controleren via de aanmeldzuil en eventueel kunnen aanpassen. Dit zou de balie nog meer tijd besparen. Ik denk dat het een mooie aanvulling is op de bestaande functionaliteit en we zijn hierover met Wachtkamerschermen® in gesprek of dit gerealiseerd kan worden.”