Huisartsenpraktijk Kastelenplein

Huisartsenpraktijk Kastelenplein is gevestigd in Eindhoven en wel in het stadsgedeelte 'Gestel'. In de praktijk zijn verschillende disciplines aanwezig. Het team bestaat uit 6 huisartsen, verpleegkundig specialist, physician assistant, assistentes, praktijkondersteuners somatiek, praktijkondersteuners GGZ volwassen/jeugd en een praktijkmanager. Daarnaast kunt u bij hen ook terecht voor een diëtiste, podotherapeut, verloskundige en Wij Eindhoven.

Opvangen personeelstekorten

Het is een feit dat de personeelstekorten in de zorg steeds groter worden. Ook bij Huisartsenpraktijk Kastelenplein zijn de gevolgen hiervan merkbaar. Karin van Rhee, praktijkmanager, vertelt: “We merken dat het steeds lastiger wordt om personeel te vinden. Ook hebben we echt een uitdaging als er een collega ziek is. Dit was voor ons mede de aanleiding om deel te nemen aan een pilot die door onze zorggroep was opgezet.”

Wachtkamerschermen® heeft samen met zorggroep STROOMZ een pilot opgezet voor het aanmeldsysteem. Bij 3 praktijken werd een aanmeldzuil neergezet, waaronder bij Kastelenplein. Ook werden er een 0- en eindmeting uitgevoerd om de effectiviteit van de aanmeldzuil te meten.

Drukte aan de balie wegnemen

Naast het opvangen van personeelstekorten en zieke collega’s geeft Karin aan dat er nog een belangrijke reden was om mee te doen aan de pilot: “Het was altijd erg druk aan de balie. Patiënten die vragen kwamen stellen, een afspraak wilden maken, zich aan wilden melden, enzovoort. Maar er kwamen ook patiënten naar de balie voor een afspraak bij een andere discipline. Die konden wij sowieso niet verder helpen. Daarom wilden we de drukte aan de balie wegnemen. En een aanmeldzuil leek ons een uitkomst.”

Inmiddels is de pilot met succes afgerond. Uit metingen is gebleken dat de drukte aan de balie met ongeveer 60% is verminderd. De totale tijdsduur van de contactmomenten aan de balie is met maar liefst 78% afgenomen. Bijna alle patiënten melden zich nu aan via de aanmeldzuil. Ook als ze voor een andere discipline komen. Maar dan worden ze niet aangemeld, alleen doorgestuurd naar de juiste wachtkamer.

Bij de huisartsenpraktijk hebben ze nog wel een wens voor de toekomst. Soms wisselen zorgverleners van ruimte. Dan zitten ze bijvoorbeeld beneden in plaats van boven. En op zo’n moment moeten de assistentes de bevestigingstekst op de aanmeldzuil handmatig aanpassen om de patiënt naar de juiste wachtkamer te verwijzen. De praktijk heeft aangegeven dat het fijn zou zijn als dit geautomatiseerd kan worden, bijvoorbeeld vanuit de agenda. Wachtkamerschermen® heeft dit inmiddels aangekaart bij de leverancier van het HIS.

Daarnaast zou het ook fijn zijn als de aanmeldzuil meteen een melding kan geven als een huisarts naar een spoedvisite is en dat de wachttijd langer gaat duren. Dit dan in combinatie met de wachtkamerschermen.

Karin vertelt dat de huisartsen ook voordelen ervaren van de aanmeldzuil: “Nu weten de artsen of een patiënt wel of niet aanwezig is. Soms moesten ze een patiënt echt gaan zoeken of meerdere keren oproepen. De patiënt kon dan in de verkeerde wachtruimte zitten of de patiënt was er gewoon nog niet. Nu hebben de artsen een overzicht van de aanwezige patiënten én weet een patiënt in welke wachtkamer deze mag gaan zitten. Artsen hoeven nog maar één keer op en neer te lopen en dit scheelt een hoop tijd!”

Voordelen voor de patiënt

Naast de voordelen voor assistenten en huisartsen benoemt Karin ook voordelen voor patiënten: “Vanuit de 'coronaperiode' zijn de patiënten al gewend om zich niet meer aan te melden.  De patiënt hoeft dan niet meer in de rij te staan. Nu de aanmeldzuil er is, scheelt het de patiënt tijd. Ook wordt de privacy van de patiënt verhoogd, omdat deze niet meer hardop de naam en geboortedatum hoeft te noemen. Dat is een prettige bijkomstigheid van de aanmeldzuil.” 

Daarnaast geeft Karin aan dat ze duidelijk kunnen communiceren via de aanmeldzuil in welke wachtkamer de patiënt mag plaatsnemen. Fijn voor de patiënt maar ook voor de arts die de patiënt niet hoeft te zoeken.

Flexibel omgaan met openen balie

Door de invoering van het aanmeldsysteem kan de praktijk flexibel omgaan met het openen en sluiten van de balie. Dit is volgens Karin heel fijn: “Op dagen dat we onderbezet zijn, is het sluiten van de balie echt een uitkomst. Als de balie dicht is, kan de patiënt wel even een medewerker aanspreken. Soms lukt het aanmelden bijvoorbeeld niet en dan kijken we even wat er aan de hand is.” Maar om de drukte aan de balie echt te verminderen heeft Karin nog wel een tip: “Het is belangrijk dat het hele team dezelfde werkwijze hanteert. Als de balie gesloten is en een patiënt spreekt ons aan omdat deze een nieuwe afspraak wil maken, dan verwijzen wij de patiënt naar de website of app. Dit vinden patiënten niet altijd leuk, maar het helpt ons wel om de ‘tussendoor-werkzaamheden’ te verminderen. Ook de huisartsen verwijzen de patiënt naar de website of de app als de balie gesloten is. En omdat we allemaal dezelfde werkwijze hanteren, weten patiënten waar ze aan toe zijn.”