Medisch Huis Veghel

Huisartsenpraktijk Dr. Poucki & Dr. Rutten is samen met huisartsenpraktijk Dr. Bouma & Dr. Bouma-van der Ploeg gevestigd in Het Medisch Huis. Beide praktijken werken samen in hetzelfde gebouw met hetzelfde team van assistentes en praktijkondersteuners. De patiëntenpopulatie is divers, maar voornamelijk midden opgeleid. 

Het Medisch Huis is een erg drukke huisartsenpraktijk. Kim Tenniglo, praktijkmanager, vertelt: “We zijn gevestigd in het centrum van Veghel. Het komt regelmatig voor dat patiënten naar de praktijk zelf komen om een afspraak te maken of hun vraag te stellen. Dit zorgde ervoor dat het altijd erg druk was aan de balie en dat er vaak wachtrijen stonden.” De assistentes gaven aan dat ze graag een oplossing wilden voor de rijen aan de balie. Tevens wilden ze iets doen met volgnummers, omdat ze graag de regie weer terug wilden hebben. Met volgnummers kunnen assistentes namelijk zelf bepalen wanneer ze iemand aan de balie kunnen helpen.

Even ‘stoeien’ met de inrichting van de kiosk

Kim vertelt dat ze in de beginperiode wel wat ‘gestoeid’ hebben met de inrichting van de praktijk en de aanmeldzuil zelf: “We merkten dat patiënten niet wisten welke knop ze moesten gebruiken. Daarom werkte het bij ons beter om ‘algemene knoppen’ te maken zoals ‘Ik heb een afspraak bij de huisarts’. Ook merkten we dat patiënten erg gericht waren op de assistente achter de balie. Ze liepen de aanmeldzuil gewoon voorbij! Daarom hebben we verschillende plaatsen voor de zuil uitgetest en zo hebben we de meest ideale plek bepaald. Mijn tip aan andere praktijken is dan ook om vooraf goed na te denken over de inrichting. En blijf experimenteren: wat bij de ene praktijk werkt, werkt misschien niet voor een andere praktijk.”

Volgnummers verhogen efficiency

Naast het aanmelden van patiënten voor hun afspraak, gaan ze bij Het Medisch Huis nog een stapje verder met de aanmeldzuil. Iedere patiënt die iets aan de assistente wil vragen of wil afgeven bij de balie, moet zich nu aanmelden via de zuil. Voor bepaalde diensten zoals een vingerprik of een ECG worden volgnummers aangemaakt. De assistente kan deze patiënt oproepen als er een kamer vrij is. De volgnummers worden opgeroepen via de Wachtkamerschermen® in de wachtruimtes. Kim geeft aan dat ze de combinatie met de Wachtkamerschermen® echt een aanrader vindt: “Hierdoor kunnen we de zorg nóg efficiënter neerzetten!”

Ook geeft het aanmaken van volgnummers de assistentes de vrijheid om patiënten pas op te roepen als ze tijd hebben om de patiënt te helpen. Hierdoor wordt de regie weer teruggelegd bij de assistentes en zijn wachtrijen aan de balie verleden tijd. Onderzoek van Wachtkamerschermen® waarbij er een 0-meting werd uitgevoerd vóór plaatsing van de aanmeldzuil en een eindmeting ná plaatsing van de zuil, bevestigt dit. De aanmeldzuil in combinatie met volgnummers werkt goed: de gemiddelde tijd van de contactmomenten aan de balie is afgenomen met 1 uur en 15 minuten ten opzichte van de 0-meting. Ook geven de assistentes aan dat ze veel rustiger kunnen werken en veel minder vaak gestoord worden door patiënten die naar de balie komen.

Positieve reacties

Over het algemeen reageren patiënten positief op de nieuwe werkwijze rondom het aanmelden en het oproepen. Kim geeft aan dat de oudere patiënten er in het begin wat meer moeite mee hadden: “Ze missen het persoonlijke contact en vonden het invoeren van de geboortedatum wat lastig. In sommige gevallen liep een assistente dan even mee naar de aanmeldzuil en dan deden ze het samen. Maar nu meldt het merendeel van de patiënten zich direct aan bij de zuil.” 

Verder valt het op tijdens de eindmeting dat patiënten elkaars gedrag volgen. Zo zagen we dat een patiënt, die direct was doorgelopen naar de wachtkamer, terugloopt naar de zuil om zichzelf alsnog aan te melden. Dit omdat deze patiënt zag dat andere patiënten zich direct bij binnenkomst aanmelden bij de zuil. Het is mooi om te zien dat patiënten elkaars positieve gedrag volgen en zich gemakkelijk aanpassen aan de nieuwe situatie. En dit werkt alleen maar in het voordeel voor Het Medisch Huis!

Samenwerking met Humo voor huisartsen

Humo is de samenwerkingsorganisatie van huisartsen in de regio Oss, Uden en Veghel. Samen met Wachtkamerschermen® werden er pilots gedraaid bij aangesloten praktijken zoals Groepspraktijk Lievekamp in Oss en Het Medisch Huis in Veghel. Deze pilots werden positief afgerond en daarom heeft Humo voor huisartsen collectieve afspraken gemaakt met Wachtkamerschermen®. Wilt u hier meer over weten? Neem gerust contact op met de sales-afdeling van Wachtkamerschermen® via het contactformulier.